Asiakasrekisteri

EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) ja henkilötietolain (523/1999) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Saku Pihlajaniemi (saku@receipthero.io)

3. Rekisterin nimi

ReceiptHero -verkkopalvelun käyttäjärekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään asiakassuhteen hoitoon ja ylläpitoon sekä palvelun toteuttamiseen. ReceiptHero Oy käsittelee kaikkia tietojaan henkilötietolain mukaisesti.

Henkilötietojen käsittely perustuu pääosin rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen. Tietyissä tapauksissa (esim. todentamis- ja tietoturvatoimenpiteet) se perustuu soveltuvin osin myös sopimussuhteen olemassaoloon ja/tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

ReceiptHero Oy ja sen yhteistyökumppanit voivat lähettää rekisteröidylle käyttäjälle suoramarkkinointia sähköisesti rekisteröidyn antaman nimenomaisen suostumuksen perusteella. Rekisteröity voi kieltää tietojensa käytön markkinointitarkoituksiin sekä markkinatutkimuksiin ilmoittamalla asiasta rekisterinpitäjälle.

Kerätessään ja käsitellessään henkilötietoja ReceiptHero Oy noudattaa ReceiptHero-palvelun tietosuojakäytäntöä.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavaa tietosisältöä:

• Yksityiskäyttäjän perustiedot: nimi, osoite, yhteystiedot
• Yrityskäyttäjän perustiedot: yrityksen nimi, Y-tunnus, yhteyshenkilön ja yhteystiedot
• Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, sopimuksen avaus-, ja irtisanomispäivä, palvelun myyjätiedot ja viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot
• Käyttäjätunnukset ja muut tunnistautumistiedot
• Lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• Mielenkiinnon kohteet ja muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
• Tapahtuma- ja käyttäjäanalyysitiedot
• Maksullisten ja korkeaa tietoturvatasoa vaativien palveluiden osalta henkilötunnus luotettavaa tunnistamista varten

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään joko rekisteröinnin yhteydessä tai myöhemmin ReceiptHero-palvelun käytön yhteydessä. Toisinaan tietoja saadaan myös VRK:n väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä sekä muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa ReceiptHero Oy:n palveluntarjoajille sekä yhteistyökumppaneille tietojen säilyttämistä ja ylläpitoa tai rekisteröidyn tilaamien palveluiden suorittamista varten sekä suoramarkkinointitarkoituksiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin tai vastaaviin selvityksiin. Yrityskäyttäjien ostotapahtumia koskevia tietoja ja niistä mahdollisesti laadittuja yhteenvetoja luovutetaan myös niille elinkeinonharjoittajille, joiden toimipisteissä kyseiset yritysasiakkaat ovat asioineet. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseksi tai viranomaisen pyynnöstä. Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä ei pääosin säilytetä paperitulosteena, vaan rekisterin sisältämät tiedot ovat sähköisessä tietokannassa joko ReceiptHero Oy:n tai sen palveluntarjoajien konesalissa. Rekisteriin pääsyä on rajoitettu siten, että rekisteriä käyttävät vain sellaiset henkilöt, joiden työtehtävien kannalta rekisterin käyttö on tarpeen. Rekisteri on asianmukaisella, tietoturvallisella tavalla suojattu ulkopuolisilta niin palomuurein kuin muillakin teknisillä suojakeinoilla (mm. käyttäjätunnus ja salasana).

9. Rekisteröidyn oikeudet

ReceiptHero Oy takaa rekisteröidyille kaikki heille lain mukaan kuuluvat oikeudet. Näitä ovat erityisesti tiedonsaantioikeus, tarkastusoikeus, oikeus saada tietonsa korjatuiksi ja siirretyiksi, oikeus tulla unohdetuksi, ja kielto-oikeus.

Rekisteröidyn oikeus saada tietonsa poistetuksi ei ole poikkeukseton. ReceiptHero Oy voi olla poistamatta tietoja, mikäli niiden käsittely on tarpeen esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, sopimusvelvoitteen todentamiseksi, mahdollisista turvallisuusriskeistä kohdistetun tiedottamisen mahdollistamiseksi, tai muun vastaavan oikeutusperusteen johdosta. ReceiptHero Oy ei kuitenkaan aktiivisesti käsittele henkilötietoja, mikäli rekisteröity sen kieltää.

Mikäli rekisteröity haluaa käyttää hänelle lailla annettuja oikeuksiaan, rekisteröidyn tulee olla yhteydessä ReceiptHero Oy:hyn joko kirjallisesti tai tulla henkilökohtaisesti käymään rekisterinpitäjän toimipaikassa Tampereella. Yhteystiedot ilmenevät yllä kohdasta 1 (Rekisterinpitäjä). Rekisteröity tiedostaa, että mikäli hänen henkilötietonsa poistetaan, se rajoittaa palveluiden tarjoamista tai voi estää sen kokonaan.

10. Tietojen säilytysaika

Henkilötiedot poistetaan, kun rekisteröidyn tiedot ovat olleet rekisterissä passiivisina yhtäjaksoisesti 5 vuotta. ReceiptHero Oy seuraa tietojen käyttöä vähintään kerran vuodessa tietojen poistotarpeen määrittelemiseksi. Jos henkilötietoja on tarpeen säilyttää lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi (esim. kirjanpitoon liittyvät velvollisuudet) säilytysaika on 10 vuotta tai laissa nimenomaisesti säädetty muu aika. Poistamisen sijasta ReceiptHero Oy voi vaihtoehtoisesti myös anonymisoida henkilötiedot.

11. Muutokset

ReceiptHero Oy selvittää ja arvioi henkilötietojen käyttöä säännöllisesti osana sen liiketoiminnan kehitystä ja mahdollisia muutoksia lainsäädännössä. ReceiptHero Oy:llä on oikeus päivittää tätä tietosuojaselostetta tiedottamalla asiasta etukäteen tarkoituksenmukaisella tavalla.